factuur-conversie

Boek sneller je kosten en inkopen in en zet de automatische factuur-conversie aan.

Kleisteen heeft de beschikking over een van de beste ‘Scan&Herken’ functies die er in Nederland op de markt zijn. Deze is ontwikkeld door Zenvoices, waar wij een samenwerking mee zijn gestart.

Niet alleen inkomende facturen in PDF formaat, maar ook foto’s van bonnetjes, kunnen met een grote nauwkeurigheid worden ingelezen en automatisch worden geboekt. Jijzelf en je leveranciers sturen facturen en bonnetjes naar je inbox, deze worden naar Zenvoices doorgestuurd en komen binnen enkele minuten terug in je inbox. Wanneer je dan gaat boeken, zul je zien dat veel, of alle, informatie voor je is ingevuld. (datum, bedragen, btw, meerdere regels etc.).  Deze Scan & Herken oplossing kost 9 cent per omgezette factuur*.

De betrouwbaarheid is nooit 100%, controleer ALTIJD de invoer!

Hoe zet je dit aan?

Voor ondernemers:

Ga naar menu -> inbox -> inbox (waar je ook je inkomende bonnetjes en facturen ziet).
Hier kun je bovenaan de factuur-conversie aanzetten. Neemt je boekhouder het pakket voor je af, dan kan deze het voor je aanzetten.

Voor administratiekantoren en accountants die dit voor hun klanten aan willen zetten:

Ga naar ‘Alle administraties’

Facturering via kantoor: Kies Inbox conversie -via Portal.

Facturering via je klant: Kies Inbox conversie -via klant.

Bewaren hoeft niet, de wijzigingen worden meteen opgeslagen.

Je maakt nu gebruik van factuurconversie met behulp van Zenvoices. Een ondernemer verwerkt gemiddeld 30 facturen per maand maar dit kan ook in de honderden lopen. Juist dán kun je met deze factuurconversie veel tijd (en dus geld) besparen.

De facturering gebeurt maandelijks achteraf en staat op je gewone factuur.

Wat gebeurt er verder wanneer je Zenvoices gebruikt voor de automatische factuurverwerking?

Dat hangt er van af wat je naar de inbox stuurt.

Facturen van Leveranciers:
Als er een UBL (xml bestand) bij je inkomende factuur zit, hoeft (en zal) de factuur NIET via Zenvoices worden verwerkt, maar blijft gewoon in je inbox. Deze factuur kan dan wel automatisch verwerkt worden met je ingestelde boekingsregels (binnenkort beschikbaar!). Zonder ingestelde boekingsregels kun je factuur snel inboeken doordat het meeste al is vooringevuld.

Mailt je leverancier een PDF, dan zal dit via Zenvoices (automatisch) in een digitaal json(voorheen ubl-)bestandje worden omgezet, wat wij in kunnen lezen. Het heen en weer sturen (INBOX -> Zenvoices -> terug naar INBOX) duurt maximaal 10 minuten. Gewoonlijk veel minder. Ook in dit geval kan de factuur  automatisch verwerkt worden met je ingestelde boekingsregels, of snel worden ingeboekt.

Je kunt je leverancier altijd om  een UBL/xml bestand vragen, deze kan dat eventueel weer bij zijn boekhoudsoftware vragen.

Bonnetje dat je zelf mailt:
Als je een bonnetje mailt naar de inbox (dit is altijd een plaatje ,png/jpg of iets) , kunnen je boekingsregels niet gebruikt worden (is geen basis informatie voor aanwezig) maar dan gaat het dus WEL via Zenvoices, deze herkent deze bonnetjes redelijk tot zeer goed.

Als je vanuit Kleisteen op je mobiel iets upload naar de inbox, kun je het automatisch laten verwerken met je boekingsregels (je hebt dan zelf meestal al bedrag en crediteur ingevuld, dus dan is deze informatie er al). Zonder boekingsregels blijft het in de inbox staan)

Iets dat je via de app instuurt gaat NOOIT via Zenvoices (ingesteld in systeem).

Nogmaals : het gebruiken van boekingsregels wordt binnenkort beschikbaar (momenteel nog in testfase).

====================

Voorbeelden:

Overzichten

*De Scan & Herken oplossing kost 9 cent per omgezette factuur van max. 5 pagina’s. (5 pagina’s meer kost dan weer 9 cent).