Automatische factuurverwerking
Een belangrijk onderdeel van onze Robotic Accounting is de automatische factuurverwerking met behulp van BOEKINGSREGELS (voorheen genoemd INBOX filter). Deze stel je zelf in.
Enkele boekhoudkantoren testen dit momenteel al een poosje, in februari 2025 komt dit voor iedereen beschikbaar (alle boekhoudkantoren, accountants EN ondernemers)
Hoe beter deze werkt, hoe minder facturen je zelf nog zult hoeven in te boeken. (zeker in gebruik samen met de factuur-conversie via zenvoices)
Dit alles vind je onder het menu bij INBOX -> Boekingsregels.
Hoe stel je deze verder in?
Stap 1
Controleer of alle basis gegevens (IBAN, btw-nummer, kvk-nummer) zijn ingevuld bij de crediteuren.
Dit kun je doen bij de Boekingsregels, hier op tabje Controlelijst te klikken. Hier kun je bij de desbetreffende relatie op de regel klikken om de gegevens in te vullen (hier wordt dan meteen de laatste factuur van deze crediteur getoond). Onder het knopje ’toon’ in het plaatje hieronder vind je trouwens ook de uitleg.
filter lijsten
Klik op de Naam van de crediteur om de gegevens te zien en bewerken:
Stap 2
Instellen Boekingsregels per crediteur: hoe de factuur verwerkt moet worden. Op welke tegenrekening, kostencategorie/grootboek moet er geboekt worden etc.
In Boekingsregels kies je nu tabje Filters. In het overzicht, klik knop ‘wijzig’ bij de crediteur. Hierna krijg je een popup waar je vooral de eerste twee blokken kunt nalopen.
Wanneer een Filter/Regel op Actief staat worden de gegevens verzameld zoals deze automatisch verwerkt zullen worden. Deze kun je dan ook zien wanneer je naar Inkopen/kosten -> nieuw zou gaan.
Stap 3
Als je denkt dat het goed is kun je ‘verwerk factuur automatisch’ aanvinken waarna de eerstvolgende factuur automatisch verwerkt zal worden.
Stap 4
De automatisch verwerkte facturen kun je zien via Inbox -> Automatisch verwerkt en worden aangegeven met een groene A.
Controleer alle automatisch verwerkte facturen via Inbox -> Automatisch verwerkt.
